La fiche prospect est l'unité de base du CRM : un enregistrement qui rassemble toutes les informations connues sur un prospect et toutes les interactions qui ont eu lieu avec lui. Une bonne fiche prospect contient les informations de contact (nom, prénom, fonction, mobile, email, entreprise, SIRET, code APE), les informations de qualification (besoin identifié, budget, timing, étape dans le pipeline), et l'historique des échanges (appels, emails, rendez-vous, notes).
Un commercial en équipements bureautiques pour PME enrichit systématiquement ses fiches prospect après chaque appel. Il note en 3 lignes : ce qui a été dit sur le besoin, les objections exprimées, et la prochaine action avec sa date. Cette discipline simple lui permet, trois semaines plus tard lors de la relance, de reprendre la conversation là où elle s'est arrêtée sans que le prospect ait l'impression d'être un numéro dans une liste. Taux de transformation en rendez-vous sur relances avec fiche bien renseignée : 35 % vs 18 % sans notes.
Les contacts BtoB-Files constituent le socle de données de la fiche prospect : nom du dirigeant, mobile direct, email professionnel, entreprise, SIRET, code APE, département. Ces données remplissent les champs essentiels de la fiche et permettent de démarrer une conversation de qualification informée dès le premier appel.