Le taux de présence mesure combien de prospects se présentent effectivement aux rendez-vous qu'ils ont acceptés. En B2B France, le taux de no-show (absence) tourne entre 15 et 35 % selon le canal de génération du rendez-vous et le niveau de qualification du prospect. Les rendez-vous générés via cold calling ont un taux de présence plus faible (50 à 70 %) que ceux générés via inbound (80 à 90 %), parce que l'engagement initial est différent.
Un commercial en formation professionnelle a observé que ses no-shows représentent 30 % de ses rendez-vous pris par téléphone. Il a implémenté deux actions : un email de confirmation envoyé dans les 2 heures suivant la prise de rendez-vous (incluant un rappel du problème évoqué et de la valeur promise), et un SMS de rappel 24 heures avant le rendez-vous. Son taux de présence est passé de 70 % à 84 % — 2 rendez-vous supplémentaires par semaine sans aucun effort de prospection supplémentaire.
En prospection sur fichier BtoB-Files, maximiser le taux de présence passe par la confirmation systématique du rendez-vous et par la qualité de la qualification préalable. Un prospect qui a clairement exprimé son problème lors du premier appel et qui voit le rendez-vous comme la solution à ce problème ne se désiste pas. Un prospect dont la qualification était incertaine décommande plus facilement.